Focus sur les obligations légales, les contraintes techniques et les attentes croissantes en matière de systèmes de fermeture numériques.
Derrière le contrôle d’accès, un enjeu de protection des données
Du badge d’accès à l’historique des passages, un système de contrôle d’accès collecte et traite de nombreuses données permettant d’identifier une personne. Création, stockage, consultation… Toutes ces opérations sont soumises au RGPD – le règlement qui définit les règles communes pour le traitement des données personnelles à l’échelle de l’Union européenne.
Les conséquences potentielles du non-respect de ce cadre légal ? Des litiges avec vos salariés, des sanctions financières de la CNIL (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial) et une dégradation de votre image auprès des usagers.
RGPD, ISO, BDSG… quels textes encadrent le contrôle d’accès ?
En plus du RGPD, d’autres réglementations légales obligent les organisations à sécuriser les données de leur contrôle d’accès.
- § 64 (3) BDSG : cette loi exige des spécificités pour le contrôle d’accès aux systèmes de traitement des données – notamment un contrôle d’accès pour les systèmes dans lesquels des données personnelles sont traitées ;
- ISO 27001 : cette norme concerne la gestion de la sécurité de l’information – elle impose la protection des données sensibles via des mécanismes de contrôle d’accès transparents.
Systèmes de fermeture numériques et données personnelles : les risques à anticiper
Les données collectées par un système de contrôle d’accès peuvent présenter plusieurs types de risques pour les responsables. Découvrez-les ci-dessous.
Stockage et traitement des données personnelles et historiques d’accès
Il s’agit du risque le plus évident : le vol des données comportant le profil des employés et des invités (noms, historique de mouvement, etc.), inévitablement incluses aux solutions de contrôle d’accès.
Les pratiques à éviter
- La collecte et le stockage de données inutiles : des profils trop détaillés stockés sur le long terme peuvent être considérés comme de la surveillance disproportionnée. Plus c’est long et détaillé, plus c’est problématique !
- L’absence de mécanismes de suppression : les journaux d’accès doivent être supprimés régulièrement, sinon le stockage pourrait enfreindre le principe de limitation du stockage du RGPD.
- Les problèmes de transparence : les employés et les visiteurs doivent être informés des données collectées pour que votre traitement de ces dernières soit légal.
Biométrie et RGPD : une sécurité qui demande des garanties
Les méthodes biométriques telles que les empreintes digitales ou les systèmes de reconnaissance faciale sont de plus en plus utilisées pour le contrôle d’accès. Bien qu’ils offrent un haut niveau de sécurité, ces systèmes restent particulièrement sensibles en matière de protection des données.
Les caractéristiques à prendre en compte
- La catégorie de données sensibles : les données biométriques sont soumises à un niveau de protection particulièrement élevé conformément à l’article 9 du RGPD. Leur traitement n’est autorisé que dans des conditions strictes.
- L’irrévocabilité : bien que les mots de passe puissent être modifiés, les empreintes digitales ou les scans faciaux restent immuables. Une fuite de données peut avoir de graves conséquences. Ils nécessitent donc des mesures de protection particulières.
Données biométriques : une technologie incontournable ?
L’utilisation de procédures biométriques est courante. Toutefois, dans de nombreux cas, des méthodes alternatives telles que les cartes RFID ou les claviers Pin Code sont suffisantes.
Risques liés aux contrôles d’accès physiques et numériques
Les systèmes de contrôle d’accès se composent de mécanismes numériques, mais aussi de mesures de sécurité physique, telles que la vidéosurveillance, la gestion des visiteurs ou les systèmes d’alarme.
Les pratiques à éviter
- Ne pas anonymiser les données : cela, ou le stockage à long terme, peut enfreindre le RGPD.
- Négliger la gestion de la vidéosurveillance : les caméras capturent non seulement les personnes non autorisées, mais aussi les employés et les visiteurs. En l’absence de délais ou de panneaux de suppression clairs, cela peut être problématique.
- Ne pas veiller au bon stockage et à l’usage des données : si les noms et les données de visite sont stockés trop longtemps ou utilisés à d’autres fins, cela contredit le principe de minimisation des données.
Mettre en place un contrôle d’accès conforme au RGPD : mode d’emploi
Le secret d’un contrôle d’accès conforme aux exigences du RGPD : des règles et des mesures techniques transparentes. Les trois étapes suivantes visent à garantir un contrôle d’accès conforme à la protection des données.
1. Développer un plan d’accès structuré
Un plan d’accès bien pensé constitue la base d’un contrôle sûr et conforme à la protection des données. Ses objectifs ?
- Déterminer quelles personnes sont autorisées à accéder à certaines zones.
- Établir dans quelles conditions cet accès se fera.
- Organiser la documentation et le contrôle des mesures d’accès.
2. Utiliser une technologie respectueuse de la vie privée
Le concept de « Privacy by Design » désigne des solutions de contrôle d’accès qui intègrent la protection des données dès leur conception. Dans ce cas, la collecte, le traitement et le stockage des données d’accès doivent être aussi économiques que possible.
À prendre en compte lors du choix d’une solution : la possibilité de chiffrer les données stockées, et de paramétrer la suppression automatique des journaux d’accès.
3. Former les employés de manière ciblée
Quel que soit le niveau de sécurité d’un système d’accès, de mauvaises pratiques des membres du personnel ou des visiteurs peuvent le rendre vulnérable. Pour y remédier, vous pouvez mettre en place des formations régulières.
Les sujets clés à aborder lors des formations de sensibilisation
- Comment bien gérer une carte d’accès : les cartes d’accès perdues ou partagées peuvent présenter un risque de sécurité important. Les notifications et l’adoption de mesures appropriées sont prioritaires.
- Détecter des tentatives de fraudes : les criminels tentent souvent d’obtenir des autorisations d’accès par le biais d’employés de divers niveaux hiérarchiques.
- Comprendre les politiques de confidentialité : les employés doivent savoir quelles données sont collectées et comment elles sont protégées. La transparence et le consentement explicite des personnes concernées sont essentiels pour agir en conformité avec le RGPD.
Grâce à une combinaison de bonnes pratiques, de technologies respectueuses de la vie privée et d’employés bien formés, le contrôle d’accès conforme au RGPD peut être mis en œuvre efficacement. SimonsVoss vous propose d’ailleurs des solutions alignées sur les exigences de ce règlement.
AXM de SimonsVoss, un logiciel conforme au RGPD
Le logiciel SimonsVoss AX Manager (AXM) est conçu pour permettre aux entreprises de sécuriser leurs locaux tout en respectant scrupuleusement le RGPD. Andreas Grauvogel, chef de produit et expert en protection des données, vous explique comment il combine protection des données et sécurité.
Quelles données personnelles sont stockées dans le logiciel AXM ?
Andreas Grauvogl : Le logiciel AXM peut enregistrer plusieurs informations sur les utilisateurs, telles que le prénom, le nom, le titre, l’adresse, le téléphone, l’e-mail, le numéro matricule, le département, le bâtiment, la date de naissance, le centre de coûts ou encore une photo.
Seuls le nom de famille et le numéro matricule sont des champs obligatoires pour le fonctionnement du système. Les autres champs peuvent être activés par le client selon ses besoins opérationnels. Les catégories de données personnelles particulièrement sensibles – mentionnées dans l’article 9 du RGPD – ne sont pas stockées.
Dans quel but les données personnelles sont-elles stockées ?
Andreas Grauvogl : Le stockage des données permet d’identifier précisément les utilisateurs et d’attribuer correctement les supports d’identification (cartes, transpondeurs, etc.) à chaque personne. Cette gestion est essentielle pour assurer le contrôle des autorisations d’accès, conformément aux principes de finalité et de limitation des données du RGPD.
Combien de temps les données personnelles restent-elles stockées dans le logiciel ?
Andreas Grauvogl : Les données sont stockées au moins pendant la durée de la possession d’un support d’identification au sein du système de fermeture (par exemple, l’affiliation à une entreprise). La durée de stockage des données, par exemple dans des journaux, peut être modifiée par le gestionnaire du système de fermeture et adaptée aux exigences opérationnelles.
Les données personnelles du système 3060 sont-elles protégées contre l’accès par des tiers ?
Andreas Grauvogl : En principe, l’utilisateur (client final) du système de contrôle d’accès est responsable de la gestion et de la garantie des droits au logiciel et à la base de données. Les données personnelles sont stockées exclusivement dans la base de données et sont remplacées par des pseudonymes au sein du système.
Les serrures et les supports d’identification ne contiennent aucune donnée personnelle. De plus, toutes les données de l’ensemble du système de verrouillage SimonsVoss 3060 sont sécurisées de bout en bout à l’aide d’un processus de cryptage. La transmission automatique à des tiers, l’utilisation ou le traitement par SimonsVoss n’ont pas lieu dans le cadre des activités commerciales.
Les données stockées peuvent-elles être mises à disposition sur demande sous forme de copie ?
Andreas Grauvogl : Toutes les données collectées à propos d’une personne peuvent être mises à disposition sous forme de copie par le client (par exemple dans le cadre d’un audit) via la fonction d’exportation, à condition que les droits d’utilisation appropriés soient accordés. Cela permet au client d’exercer son droit à l’information conformément à l’article 15 du RGPD, paragraphe 3.
Les données personnelles peuvent-elles être supprimées du logiciel ?
Andreas Grauvogl : Les données personnelles peuvent à leur tour être supprimées du logiciel et de la base de données associée par le client à la demande d’une personne concernée– conformément à l’article 17 du RGPD. À cette fin, nous avons décrit en détail les étapes d’exécution dans le manuel du logiciel.
En outre, SimonsVoss prévoit prochainement son propre module de formation sur le thème de la mise en œuvre des exigences du RGPD – et ce pour le système de verrouillage et de contrôle d’accès numérique 3060 et pour le logiciel AXM.
Vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de contrôle d’accès SimonsVoss AX Manager, sur ses fonctionnalités et ses avantages ?